Ile kosztuje spotkanie projektowe?

Witam Cię w serii artykułów skupiających na diagnozowaniu strat w IT. Moja osobista strata, z którą walczę to Oczekiwanie. Tak się składa, że tracimy bardzo dużo czasu na oczekiwaniu w różnych momentach wytwarzania oprogramowania, chciałabym podzielić się z Wami moimi obserwacjami i narzędziami, które mogą pomóc zminimalizować straty z tym związane. Zaczynajmy!

Czy spotkanie projektowe może być związane ze stratą oczekiwania? Owszem. Czas poświęcony na źle zorganizowane spotkanie odsuwa nas od innych obowiązków, które oczekują na realizację np. zadań projektowych, które są wartością dla klienta.

Wiele razy zdarzyło mi się wyjść ze spotkania i nie miałam pojęcia, w jakim celu zostało ono zorganizowane. Jeżeli zdarza się to raz na jakiś czas, nie jesteś w stanie zauważyć marnotrawstwa. Jednak przy odrobinie uwagi, łatwo zauważyć cechy, według których można odróżnić złe spotkanie od dobrego.

Koszt Spotkania

Sprawdź ile może kosztować Cię spotkanie wykorzystując kalkulator poniżej.

Szybka Lista Kontrolna

Poniżej znajdziesz listę, która podpowie Ci czy zaproszenie na spotkanie, które przed chwilą dostałeś zwiastuje stratę.

Jeżeli większość z wyżej wymienionych punktów jest zgodne z prawdą – wiedz, że coś się dzieje.

Cechy Dobrego Spotkania

Zorganizowanie owocnego spotkania nie jest trudne, jeśli pamiętamy o wskazówkach, które pomogą zmienić bezsensowne zgromadzenie ludzi w jednym pomieszczeniu w konkretną dyskusję prowadzącą do wspolnego celu. Odwołując się do golden circle Simona Sinka (Why, How, What) i dodając do niego aspekt ludzki Who, możemy bardzo łatwo stworzyć swego rodzaju framework, opisujący konstrukcję dobrego spotkania.

WHO

Zaangażowani w działanie

Zapraszaj tylko te osoby, które mogą się wypowiedzieć w tematach zawartych w agendzie i na których opinii Ci zależy. Zbyt dużo odbiorców może wprowadzić chaos komunikacyjny, nie wszyscy będą mieli szansę się wypowiedzieć, oczekując na swoją kolej-tracą czas, który mogliby wykorzystać produktywnie. Uważam, że każdy zaproszony na spotkanie powinien udzielić swojej opinii. Jeżeli tego nie zrobił bądź jak Elon Musk i zapytaj:

You haven’t said anything. Why are you in here?

WHY

Motywacja

Nie wysyłaj zaproszenia, jeżeli nie czujesz się przygotowany. Ustal cel, co przełoży się na agendę spotkania. Agendę, najlepiej z krótkim opisem wyślij do uczestników odpowiednio wcześnie, żeby mogli się z nią zapoznać i wrócić do Ciebie z odpowiedzią, jeżeli czegoś w niej zabrakło. W zaproszeniu daj jasną informację czy będzie to wideokonferencja, czy spotkanie twarzą w twarz, w jednym i drugim przypadku pamiętaj, aby podać link do platformy komunikacyjnej, numer telefonu, z którego będziecie korzystać albo numer sali konferencyjnej.

HOW

Proces

Otwórz spotkanie, przedstawiając zasady. Zacznij punktualnie, nawet jeżeli nie wszyscy jeszcze są na sali. Na samym początku przypomnij, w jakim celu się spotykacie, jeżeli macie dostęp do tablicy warto go zapisać, aby był widoczny dla wszystkich. Bardzo pomocnym w prowadzeniu spotkań jest spisanie kontraktu z uczestnikami na samym początku wydarzenia. Jakie elementy może zawierać taki kontrakt: w jakich godzinach mamy przerwy, jesteśmy punktualni, nie przerywamy sobie, szanujemy innych-nie oceniając pomysłu bez przedstawienia go w pełni. Kontrakt pozwala uciąć dyskusje w chwilach drobnych konfliktów, bo w końcu każdy zgodził się z kontraktem, który ustaliliśmy na początku.

Pewne dyskusje potrafią trwać w nieskończoność. Jeżeli obawiasz się, że nie masz silnych umiejętności moderowania dyskusji, pomocne może być wprowadzenie ograniczenia czasowego, w ramach którego rozmawiamy na konkretny temat. Od 8 do 10 minut zazwyczaj wystarczy, żeby poruszyć temat i wyznaczyć sobie kolejne akcje. Jeżeli nie udało nam się zamknąć dyskusji w wyznaczonym czasie, zapytaj uczestników, czy ustalenia, które padły ich satysfakcjonują czy chcą uruchomić kolejne 10 minut na dyskusję o tym temacie.

WHAT

Rezultat

Po każdym spotkaniu wyślij krótkie podsumowanie. Umieść w nim listę tematów, które zostały omówione, jakie kolejne kroki należy podjąć i do kiedy zrealizować zadania.

Podsumowanie

Każdy z nas wie, że spotkania potrafią pożerać czas. Wierzę, że wprowadzenie tych kilku prostych zmian pomaga zaoszczędzić około 30% czasu, poświęcanego na bezsensowne spotkania. Nic nie tracisz-a próbując, możesz tylko zyskać.

A jakie Ty masz sprawdzone patenty na owocne i udane spotkanie? Daj znać w komentarzu poniżej. Do przeczytania w następnym wpisie.